PROCESO DE ACREDITACION
Debido a que la acreditación es un proceso voluntario, cada institución debe hacer su propia elección: obtener la acreditación o re-acreditación o no para sus programas y/o cursos de certificación. La acreditación se otorgará a los programas y/o cursos específicos para los cuales la institución la solicite. Las instituciones que deseen la acreditación deben de cumplir una serie de pasos que se describen a continuación.
Las instituciones que soliciten la acreditación o re-acreditación deben asumir la carga de la prueba en el cumplimiento de los estándares establecidos.
Los cuatro pasos del proceso de acreditación son:
1. Llenar la Solicitud para la Acreditación de un Programa, Obtener el Manual de Acreditación y escribir el Informe de Autoevaluación.
Las instituciones que estén interesadas en adquirir la acreditación por parte de la CLEED deben llenar la Solicitud para la Acreditación que se encuentra en este sitio Web bajo el botón de “Servicios”. La Solicitud para la Acreditación debe ser completada por el Presidente o Gerente General de la institución (solamente estas dos personas pueden hacerlo), quien actuando como Oficial de Cumplimiento deberá enviar dicha solicitud por correo regular a nuestras oficinas para iniciar el proceso de acreditación de un programa. Se deberá de llenar una solicitud para cada programa que se desee acreditar.
Institución presenta la solicitud con el pago respectivo: Para iniciar el proceso de acreditación deberán realizar el respectivo pago de acreditación $800 por cada programa o curso que se desee acreditar o de $600 para la re-acreditación por medio de Money Order a nombre de «CLEED LLC». Instituciones que deseen acreditar dos o más cursos a la misma vez harán un pago de $560 por cada curso o programa si es primera vez y de $420 por curso o programa si es re-acreditación.
La Comisión de Acreditación acepta solicitudes de instituciones que han estado operando como una institución de educación a distancia de buena fe durante al menos un año o que presenten una lista de 100 estudiantes como mínimo que hayan completado el curso o programa que se desee acreditar. El Oficial de Cumplimiento debe firmar la Solicitud para la Acreditación. Una vez recibida la solicitud, el personal de la Comisión de Acreditación podrá consultar a dicha institución cuando lo considere necesario. En el momento de la recepción de la solicitud comienza el proceso formal. Los pasos obligados en el proceso de acreditación deben ser completados dentro del período de tres meses contados a partir del día en que se recibe la Solicitud para la Acreditación y el pago respectivo por el (los) curso(s) a acreditar.
La institución que presente la lista con los nombres de los estudiantes deberá agregar también el número de teléfono, dirección física y dirección de correo electrónico de cada estudiante en la lista. La Comisión utilizará estos datos para encuestar a estos estudiantes. La lista se deberá enviar en una tabla en Excel a: programas@cleed.org
2. Obtener el Manual de Acreditación y Escribir el Informe de Autoevaluación
El Manual de Acreditación le será enviado vía correo electrónico en formato PDF al Oficial de Cumplimiento una vez se reciba en nuestras oficinas la Solicitud de Acreditación y el pago respectivo. El Manual se actualiza cada mes de enero. Para las instituciones que están en proceso de re-acreditación de dos años, la información será enviada a ellos en el año anterior a su vencimiento.
El Oficial de Cumplimiento debe comenzar a escribir el Informe de Autoevaluación, este se deberá preparar de acuerdo con las disposiciones de la «Guía para el Informe de Autoevaluación» para los solicitantes iniciales o la «Guía para la Autoevaluación de 2 años» para la re-acreditación de programas y/o cursos que se encuentran en el Apéndice A del Manual de Acreditación.
El Informe de Autoevaluación deberá proporcionar datos sobre todas áreas de operación de una entidad, la historia, la oferta de cursos que deseen acreditar, servicios estudiantiles, las finanzas, etc. La autoevaluación incluye la más amplia recopilación y análisis de los datos pertinentes sobre todos los aspectos de la institución y su labor. Debe, por encima de todo, ser un documento verdaderamente de auto-análisis que identifique las fortalezas particulares de una institución y sus desafíos. Se debe revelar la filosofía, la organización, las prácticas y los procedimientos específicos (documentar todo siempre que sea posible), el éxito de las diferentes operaciones y los resultados del proceso educativo, incluyendo el grado en que la institución está cumpliendo con sus objetivos declarados. Los datos deben apuntar a una constante búsqueda de nuevos significados, nuevos métodos y procedimientos, nuevas hipótesis y nuevas ideas para mejorar. El Informe de Autoevaluación realmente «cuenta una historia» sobre la institución. Lo que la Comisión de Acreditación está buscando es un sincero autoanálisis de la institución.
A pesar de que el Oficial de Cumplimiento es la persona clave que supervisa la redacción del informe, este puede utilizar todo el personal que desee para ayudarlo a escribir el informe. La preparación del Informe de Autoevaluación es una gran experiencia de aprendizaje para todos. Al escribir el informe, el nombre de una persona de contacto debe ser asignado a cada norma. Esto ayudará a los evaluadores a determinar a quién deberán contactar si fuese necesario.
La preparación del Informe de Autoevaluación puede tardar sólo unos días para una institución pequeña, a un máximo de 2 meses para una institución grande. De esta manera las instituciones tendrán tiempo suficiente para escribir, editar y revisar el Informe de Autoevaluación. Este es un documento clave en la búsqueda de la institución para la acreditación de sus programas.
NOTA: Cuando se solicita la acreditación por primera vez, la institución solicitante deberá presentar un borrador de su Informe de Autoevaluación a más tardar 30 días después de presentar su solicitud.
3. Enviar el Informe de Autoevaluación y otra información requerida (Materiales del curso o programa que desean acreditar).
La institución deberá presentar todos los materiales que el curso o programa utilice: Los materiales del curso también tienen la obligación de presentarse como parte del proceso de acreditación. Cada nueva solicitud de acreditación deberá presentar un conjunto completo de cada curso. La institución que desee someterse al proceso de re-acreditación de un curso o programa deberá volver a presentar un juego completo de todos los materiales sólo si hubiesen ocurrido cambios en él. Estos materiales incluyen libros de estudio, formas de inscripción, formas de pago requeridas, exámenes y sus soluciones, y todas las herramientas, kits y equipos proporcionados con el curso(s). Los materiales del curso presentados como parte de la solicitud de una entidad para la acreditación no son devueltos a la institución, sino que se utilizan en el proceso de revisión y posteriormente se archivan para revisiones posteriores (si fuesen necesarias).
Expertos en la materia, que también son llamados «especialistas en la materia,» son seleccionados para revisar e informar sobre los materiales del curso que la institución utiliza. Cada especialista en la materia somete un informe escrito a la Comisión de Acreditación sobre el (los) curso(s) que ha revisado.
4. La Comisión de Acreditación revisa el informe de los especialistas y anuncia la decisión
Comisión toma la decisión e informa a la institución: La Comisión puede tomar una de estas cuatro líneas de acción:
- Acreditar a un programa nuevo de una institución (por 1 año), o continuar la acreditación de un programa ya acreditado (2 años). Al ser aprobada la solicitud de acreditación de un curso(s) a una institución, esta podrá hacer uso del sello de la CLEED en su sitio Web así como también en cualquier publicidad que hiciere para el curso en cuestión. Dicho sello será enviado al Oficial de Cumplimiento de la institución por correo electrónico en diversos formatos (JPG, PNG, etc.) para facilitar su uso.
- Acreditar o continuar la acreditación con ciertas condiciones que una institución debe cumplir en un plazo no superior a seis meses, en este caso la institución tendrá una “Acreditación Provisional” (Nota: La Comisión pondrá en marcha una acción adversa contra una institución si esta no cumple con todas las estipulaciones dentro del tiempo especificado, a menos que la Comisión decida que el período de tiempo debe ser extendido por una buena causa).
- Aplazar la decisión por un período que no exceda a tres meses en espera de la recepción de un informe especial, o de la presentación de información adicional y, posiblemente, de una visita de control in situ.
- Negar la acreditación a un solicitante, o retirar la acreditación de una institución acreditada (No se harán devoluciones por pagos realizados).
Si la Comisión determina que existe una «buena causa», podrá conceder una prórroga del plazo para que la institución pueda presentar los materiales requeridos y/o conceder la acreditación con estipulaciones.
Después de una decisión final, la Comisión notificará a la institución dentro de los 10 días siguientes a la decisión. Si la Comisión vota a denegar o retirar la acreditación, enviará una declaración de las razones de la negación y la entidad podrá apelar o solicitar la reconsideración de la decisión de la Comisión, para ello deberá llenar la Forma de Apelación que se encuentra en este sitio web bajo el botón de “Servicios” y enviarla por correo electrónico a la Comisión de Acreditación junto con cualquier prueba que respalde su petición. La Comisión analizará la apelación y las pruebas (si las hubiere) y emitirá el fallo final a la mayor brevedad posible. Si se niega la acreditación de un curso y/o programa a una institución o si se retira la acreditación, la institución deberá esperar un año desde la fecha de la decisión de la Comisión antes de hacer la solicitud de acreditación de nuevo.
Todas las determinaciones de la Comisión de Acreditación son finales. No están sujetos a revisión o veto por los miembros la CLEED.
NOTA: Solamente se recibirá por correo regular las solicitudes de acreditación o re-acreditación, todos los demás documentos que se requieran para acreditar un programa deberán ser enviados electrónicamente a: programas@cleed.org
El proceso de envío de documentos electrónicos implementado 01 de julio 2009 acelera el proceso de aprobación y reduce el papeleo y los costos de envío. A la recepción del pago y la Solicitud para la Acreditación, la CLEED activará el proceso de revisión de la solicitud. Una vez completado, la CLEED se pondrá en contacto con el Oficial de Cumplimiento. Es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento informar a las partes relacionadas para continuar con el proceso de acreditación.